  |
|
Rafları boşaltma zamanı
Hemen herkes, hayatına ait belgeleri saklamayı sever. Sevmese de banka dekontları, faturalar, dilekçeler gibi saklamak zorunda olduğu belgeler vardır. Bu belgeler arşivlenir, evin bir yerinde depolanır ve senelerce toz tutmaya bırakılır. Şirketler içinse durum daha vahimdir. Her gün onlarca kağıt, fatura, yazışma, belge birikir ve bunların arşivlenip saklanması büyük bir sorundur. Zamanla raflar, dolaplar, odalar yetmez olur. Aranılan belge bir türlü bulunamaz ya da günlerce süren uğraş sonucu ortaya çıkar. Bulduğunuzda da bakarsınız ki ya çürümüş ya sararmıştır. Ama artık şirketleri, firmaları, hatta geniş bir arşive sahip olan insanları bu dertten kurtaracak bir hizmet var; evrak depolama. Evrak depolama, Amerika'da 1951'den beri var olan bir sektör. Finans şirketleri, bankalar, sigorta şirketleri, hastaneler, okullar, tanı merkezleri, test laboratuarları biriken belgelerini, faturalarını evrak depolama merkezlerine emanet ediyor ve istedikleri zaman istedikleri evrağa kısa zamanda ulaşabiliyorlar. Bu sektörde Türkiye'de hizmet veren ilk firmalardan olan Evrak Depolama Sistemleri, kurulalı yedi, sekiz ay olmasına rağmen daha şimdiden onlarca müşteriye sahip oldu. Evrak depolama sektörüyle Amerika'da üniversite okurken tanışan Gökhan Ciner, Türkiye'ye döndükten sonra ülkemizde pek tanınmayan bu hizmeti buraya da  taşımaya karar verdi. Ciner bu sektörde en önemli şeyin güven olduğunu söylüyor: "İnsanlara güven vermek lazım, çünkü size kendileri için çok önemli olan evraklarını teslim ediyorlar. Biz de 24 saat çalışan kamera, alarm sistemi, hareket ve duman dedektörleriyle bu güveni sağlamaya çalışıyoruz." İstanbul'a yakın bir yerde 2300 metrekarelik bir alanda kurulu olan ve evrakların toplandığı depo, aynı zamanda 24 saat itfaiyeye, polise ve özel güvenlik birimine de bağlı. Evrak Depolama Sistemleri'nde güvenlik ve gizlilik her şeyden daha önemli. O nedenle ne deponun ne de evrakları taşıyan arabaların üstünde içeride evrakların bulunduğuna dair bir yazı ya da ibare bulunmuyor. Gökhan Ciner, bu gizlilik nedeniyle müşterilerinin adlarını da veremeyeceklerini söylüyor.
GÜVENLİK KUSURSUZ
Evrak Depolama Sistemi'ne emanet ettiğiniz belgelerinizin emin ellerde olup olmadığından şüphe etmenize hiç gerek yok. Çünkü sistem öyle bir güvenlik ağıyla örülmüş ki herhangi bir belgenin kaybolması ya da çalınması neredeyse imkansız. İlk olarak müşteriye, gönderdikleri evrakların nasıl saklanmasını istedikleri soruluyor ve onların istedikleri parametrelere göre evraklar istifleniyor. Sonra bu belgeler kolilere koyulup, raflara kaldırılıyor. Olur da bir evrak bulunduğunda devamı da ele geçmesin  diye çeşitli önlemler de alınıyor. Örneğin devam niteliğindeki belgeleri içeren koliler yan yana konmayıp deponun farklı yerlerine serpiştiriliyor. Kolilerin üzerinde sadece numaralar yazıyor. Yani bir kolinin hangi müşteriye ait olduğu ve hangi belgeleri içerdiği asla anlaşılmıyor. Ayrıca Evrak Depolama Sistemleri'ne gelen belgelerin hemen hepsi sigortalanıyor. Müşteri sigorta istemiyorsa evrağın maddi değeri olmadığına dair belge imzalıyor.
INTERNETTEN TAKİP
Müşteri isterse, evrakları taranıp elektronik ortamda da saklanıyor. Dileyen Evrak Depolama Sistemleri'nin internet sayfasına girip, kullanıcı adı ve şifresini tuşlayarak, kendi verdiği parametrelere göre istediği evrağı bulabiliyor. Evrağının çıktısını alarak kullanabiliyor. Orjinaline ihtiyaç duyduğu zaman Evrak Depolama Sistemleri'ne 'Şu numaralı koliyi ya da o koliden şu evrağı getir,' diyebiliyor. Evrağı kısa sürede eline ulaştırılıyor. Gökhan Ciner, hiçbir zaman bir şirketin bütün evraklarının alınmasının mümkün olmadığını söylüyor: "Çünkü bugün üretilen bir evrak bir hafta sonra geri çağrılabilir. Onu başka bir yere göndermenin gereği yok. Bu hem operasyona hem de cebinize zarar. Bizi, üç yılı doldurmuş, yer kaplayan, tozlanan evraklar ilgilendiriyor. Örneğin bankalar evrakları iki yıl kadar şubelerinde tutuyor ve iki yıldan sonra arşivlere gönderiyorlar."
Eylem BİLGİÇ
|
