METE TANSU

İnsan kaynakları departmanları, artık eskisi gibi çalışmıyor. Eski personel yöneticilerinin sistemleriyle puantaj tutmuyor, verileri yüksekliği metreleri bulan dosyalarda saklamıyor. Aradıkları her şeyi aradıkları anda, birkaç tuşa basarak bulabiliyorlar. İnsan kaynaklarında verimi bu kadar artıran en önemli unsur ise teknoloji. Bilişim teknolojisinin gücüne en çok ihtiyaç duyan sektörlerden biri bankacılık. Egebank İnsan Kaynakları da teknolojinin gücünden Oracle İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi'ni kullanarak yararlanmış. Egebank İnsan Kaynakları Müdürü Hande Yaşargil ile teknoloji ile insan kaynaklarını buluşturduk.

İnsan kaynaklarında teknolojinin gücünü kullanmaya nasıl karar verdiniz?

Egebank 1998'den beri çok önemli bir değişim süreci geçirdi, geçirmeye devam ediyor. Bu o kadar şiddetli bir değişim süreci ki, belki bir kurumun hayatında bir kez olur. Değişik sürecinde çok fazla insan işe giriyor, işten ayrılıyor, görev değişikliği yaşanıyor. Bütün bunların belli bir kayıt altında olması gerekiyor. Bankanın böyle bir değişimi sağlıklı izleyebilmesi gerekir. Bunu dikkate alarak bilgi teknolojilerine geçtik.

Projenin size maliyeti nedir?

Yaklaşık 200 bin dolar civarında. Ama çok önemli bir zaman kazancı sağlıyor bize, rutin işlere çok vakit ayırmak istemiyoruz. Zaten çok fazla bir kayıt değişikliğimiz var. Mecbur bilgi girişi yapıyoruz ve bunu tekrarlarından ayrıntılarından kurtulmak istiyoruz. Vaktimizi daha stratejik şeylere ayırabiliyoruz. Ayrıca performans yönetimi, kariyer planlama, eğitim, ücretlendirme ve işe alma gibi işlemleri bir sistemde toplamak istedik.

Sizin değişiminize paralel olan sistemi nasıl seçtiniz?

Çok önemli araştırmalar yaptık. Oracle'la çalıştığımız dönemde de rakiplerini inceledik, kendi bilgi işlem yöneticilerimize danıştık, zamanlamasına baktık, bizim değişim sürecimizle paralel zamanda olabilecek mi diye, bizim üstlenmemiz gereken rollere baktık. Önemli bir sürece imza attık diyebilirim.

Proje ne kadar zaman sürede tamamlandı?

Aslında 6-7 ay sürdü. Kasım'da başladık Haziran'da tamamen bitirdik. Fakat 3 ay içinde biz bütün organizasyonu yeniden yapılandırıp, yeni bordrolora bakmayı başardık. Esas temel kısmı ücretlendirme kısmını 3 ayda, geri kalan kısmını da 4 ayda daha fazla özenerek gerçekleştirdik.

200 bin dolar maliyet size ne kadar güç kazandırdı?

Eğer bunu adam/saat şeklinde görürseniz çok azaldı. Eğer bu sistemi yapmıyor olsaydık belki çok daha fazla personelle çalışmamız gerekecekti. Bu anlamda maliyeti çok azalttı. Ama tabii bu da maliyetli bir proje, ucuz bir proje değil. Sonuçta kişi ve zaman maliyetlerinden kesinlikle çok daha faydalı.

Çalışanlarınız teknolojiden nasıl etkilendi?

Buna birkaç farklı şekilde cevap verebilirim. Birincisi insan kaynakları çalışanları mutlu. Şubelerde çalışanlarımıza bunun rahatlığının yansıması ise birkaç aşamada olacak. Öncelikle bordroları çok daha düzenli, bu yüzden bir rahatlık yaşıyorlar. İkincisi kendileri ile ilgili bir bilgi sordukları zaman daha kolay güncelleyebiliyoruz. Doğrusu bu direkt çalışanı mutlu etmiyor ama kariyerini olumlu yönde etkiliyor.

Yöneticiler için ne tür kolaylıklar sağlandı?

Bütün şube müdürlerimiz kendi elemanlarını maaşlarını, görev tanımlarını ve birtakım güncel bilgileri kendi ekranlarından takip edebilecekler. Veya başka ek modüller desteği ile. Kâr sistemleri diye sistem var, henüz onu kullanmıyoruz. Bunu da başarırsak, performans sistemi kağıt üzerinde doldurulmak zorunda kalmayacak. Bu da bize zaman kazandıracak.

Bu sistem Egebank'a nasıl bir rekabet avantajı sağladı?

Zaman farkı yakaladığımızı düşünüyorum. Çünkü bir kişiyle rapor üretmemiz gerektiğinde bu kişinin mezun olduğu okul bir başka sistemde, performansı bir başka sistemde, ücreti bir başka sistemde olabilir. Bunları bir araya getirebilmek ve rapor almak çok meşakkatli iştir. Şu anda biz daha detaylı ve daha güzel rapor alabiliyoruz. Diğer bankalarla fark anlamında da bizim hafızamız daha kuvvetli yani çalışanlarımızın kariyerlerini, Ege Bank'taki tüm hareketlerini daha kolay takip edebiliyoruz.

Bilgi teknolojilerinden elde ettiğiniz zaman tasarrufunu, nerelerde kullanıyorsunuz?

Gelişime yönlediriyoruz, bütün çalışanları daha yakından tanımaya çalışıyoruz. Organizasyonumuzu çok yakından takip ediyoruz, ihtiyaçları belirliyoruz ve ihtiyaçları daha çabuk gidermeye çalışıyoruz. Yani hiperaktif bir depertman olmaya çalışıyoruz.

Peki çalışanların verimi artı mı?

Evet, insan kaynakları departmanı içinde inanılmaz bir verim sağladık. Daha sistematik olmak, aramızdaki bilgi akışının güçlenmesinden geçiyor. Yani benim burada yaptığım işi karşı masamda çalışan arkadaşım bilmiyorsa, bu iş dönüp dolaşıp bana geri dönüyor, bu da vakit kaybı oluyor. Biz, 14 kişilik insan kaynakları departmanıyız, 7 kişi de eğitim departmanında var. Bu kadar kişi aynı sistemi kullandığı için herkes birbirinin yaptığı işi görebiliyor.

Son olarak bize hedeflerinizden bahseder misiniz?