Etkin bir bülten için
Bunun için şu noktaların dikkate alınması gerekir:

* Yazarken, kendinizi okuyan kişinin yerine koyun.

* İletmek istediğiniz mesajı, gazetecilerin yaptığı gibi ilk paragrafta belirgin hale getirmeye gayret edin. 20 saniyede okunacak ilk paragrafta 100 kelimeden fazlasını kullanmayın. Mesajın tamamı 200 kelimeyi aşmasın. Daha ayrıntılı bilgi isteyenler için kurumdaki tanıtım yetkilisinin adını ve direkt telefonunu verin.

* Önemli olaylarda, basın açıklamanıza bir tanıtım "kit"i veya broşür eklemeyi unutmayın. Ürün ve sektörün tarihsel gelişimini özet olarak ve görüntü ile veren broşürler saklanacağı için daha fazla ileti değerine sahip olur.

* Açıklamanızı kişiselleştirin. Bültende bir yetkilinin bir-iki cümlesi yazıya nefes aldırır.

* Cümleleriniz ortalama 7-8 kelimeyi pek aşmasın. Uzun cümleler, okuyanı sıkar ve onun dikkatini dağıtır. Sonuçta mesajınız gürültüye gider..

* Edilgen (pasif) cümlelerden kaçının. Edilgen cümleyi, ancak işin "yapılması", kimin yaptığından daha önemliyse kullanabilirsiniz. Pasif cümleler yere sağlam basmaz.

* Bültenlerde soyut ve genelifadeler de iletiyi sıradanlaştırır.

* Ne yapıp yapıp hedefe ulaşan kelimeleri seçmeye çalışın. "Daima doğru kelimeyi kullanın, kardeşini değil..." diyen Mark Twain'in öğüdünü aklınızdan çıkarmayın.

* Yazı stiliniz yalın ve doğrudan olsun. Cafcaflı ve iddialı ifadeler, iletiyi örtebilir.

Hedef hep zirve olmasın
* Hedef kişiyi de çok dikkatli seçin. Bültenleri, hep zirvedeki adama yolluyorsanız, dikkati çekmeyebilir. Aynı bülteni bir de görevi bunları doğrudan değerlendirmek olan orta kademedeki yöneticiye iletirseniz, karavana ihtimali azalır.

* Bülten yolladığınız kişileri şahsen tanımak için, hiç olmazsa yılda bir-iki kez ziyaret edin. İletilerin dikkate alınması için, üst kademelerden bir aracı kullanmak da ancak bir kez işe yarayabilir. Bu tür kestirme yollar çoğu kez geri teper. Değerlendirme konusunda yaptığınız önerilerin, baskıya dönüşmesi de aynı kapıya çıkar.

* Duyuruyu tam zamanında yollayın. Gazete ve dergilerin hangi gün ve saatte baskıya girdiklerini araştırın.

Zamanlamayı iyi yapın
* Bir yeniliği duyurmak istediğinizde erken davranmak da geç kalmak kadar tehlikelidir. Söz konusu olay veya lansmandan çok önce gönderilen bülten ileride ilgilenilmek üzere bir köşeye konur ve unutulur...

* Bültende bir istatistik veya belgeden bahsedilmişse, dosyaya bunların kaynağının fotokopisini de ekleyin. Aksi takdirde, açıklama inandırıcı olmaz.

* Adres listelerinizi her üç ayda bir güncelleştirin. Hiçbir kişi selefinin adına yollanmış bir mesaja sempati ile bakmaz ve sizin ciddiyetiniz konusunda kuşkuya düşer. Basın organlarının künyelerini, dernek, şirket ve kurumların yönetici listelerini ayrı bir dosyada saklayın.

* "Acildir", "Kişiye özel" gibi notları sık sık kullandığınızda, okuyan kişi, kendini manipüle ediliyormuş gibi hisseder.

* Zaman ve imkân varsa, basına, odalara, dernek yöneticilerine gönderilecek iletileri farklılaştırın. Çünkü her kesimin olaya bakışı ve değerlendirmesi farklıdır.

Bu ayrıntılara dikkat ettiğiniz takdirde, bülteniniz hedefine ulaşır ve çöp sepetine gitmekten kurtulur.

Etkili bültenin 10 anahtarı
* Yazarken, kendinizi okuyan kişinin yerine koyun.

* Asıl mesajı ilk paragrafta verin.

* Önemli açıklamalarda ürün ve sektöre ait arşiv bilgisi verin.

* Cümleleri kısa tutun.

* Yalın ve doğrudan bir yazı stili geliştirin.

* Hedef kişiyi dikkatli seçin.

* Adres defterinizi üç ayda bir güncelleyin.

* Edilgen (pasif) cümleler kullanmayın.

* Her zaman "doğru" kelimeyi kullanın.

* Bülten yolladığınız kişileri aralıklarla ziyaret edin.